～仕事ができるかどうかはこれで決まる～
「報告、連絡、相談」ホウレンソウとよくいわれるが、
福一不動産ではそれに「確認」が入る。確認作業も
大切なもの。毎朝朝礼で「報告、連絡、確認、相談」の
4つを唱和している。「報告、連絡、相談」をしっかり
しなければ、大変な問題になる。
しかし、「報告、連絡」はもちろんだが、その「確認」
も大切なもの。「確認」は簡単なことであるが、忘れて
しまうと厄介な問題になると私は考える。確認作業が
なくては、その日の仕事は絶対といってよいほど終わら
ない。
部下が「報告」をしないと、上司は「確認」をしなければ、
その日の業務は終わらない。「報告」をしない部下が悪いが、
「確認」は絶対に必要。業務をしない上司に限っては、
「確認」をしないで、その日を終わらせてしまう。
そうなっては、いくら上司と部下の業務レベルが高くても、
やっている仕事の進み具合がわからなければ、その会社の
信用は落ちてしまう。
「報告」があって「確認」がある。
「連絡」があって「確認」がある。
「相談」があって「確認」がある。
…というような進みになる。
その流れを的確に行わないのは最悪なのだ。
ポイントは、いつ「報連相」をしなければいけないのか。
どんな時にどのような方法で「報連相」を行うかなのだ。
どこまでかは会社によりけり。上司によりけりだ。
キチンとどこまでかを教育していく必要がある。
「今日業務が終わったら連絡してきてください。」と
上司に言われた。「部下は仕事が終わったら、終了した
ことの報告をすればよいのだ！」と思い、自分でその日の
業務が終了と思ったら、終了した旨の報告を電話した。
しかし、上司はその日の業務内容や、それをどこまで
やったのかを聞いてきた。部下は終了したことだけ
報告すればよいのだろうと考えていたのに、その日の
業務内容やどこまでやったのかを聞かれ、慌てた。
終了報告だけと思っていた部下は、報告書を持たずに
電話してしまったので、頭に覚えている内容で報告を
始めた。「○○さんは来週の火曜日、いや水曜日だった
かな…出張から帰ってきます。」と答えると上司は
「なんだそんなこともキチンと話していないのか！」と
怒鳴る。部下側は「報告書を手元に持っていればキチンと
言えるのに…」と心の中で言ってみたが、言葉には出せず
怒られ続ける、といった感じである。
上司が「仕事が終わったら、連絡したお客様の内容と行った
業務について確認します。その報告をお願いします。」と
言っていれば、上司は怒鳴る必要もなく、部下が怒られる
必要もなかったのだ。
そのようなことは日常茶飯事。「報連相」も重要である
ことは間違いないが、それよりも上司が伝えた「確認」の
内容が重要になってくるのだ。上司であるが故、キチンと
夜、電話させる内容について、部下に対する確認作業を
行っていないから起こるのだ。上司も部下も、お互いに
何を「報連相」してもらうのかを「確認」し合うことが
重要になってくる。
ということは、仕事ができる社員は、業務スキルも大切だが、
「確認」スキルも高いことができる社員の鉄則ということに
なる。上記のような上司と部下のやり取りの場合、確認スキル
の高い部下であれば「今日業務が終わったら連絡してきて
ください。」と上司に言われたら「仕事が終わったら終了した
ことの報告をすればいいのですか？」と聞く。続けて「他に
報告することはないのですね？」と念押しの「確認」をする。
部下は「自分でその日の業務が終了と思ったら、終了した旨の
報告を電話だけでいいのか。他に上司が求めている、その日の
業務内容や、どこまでやったのかを聞いてくるのではないのか。」
と考え、上司へ質問し確認をしておく。そうすることで、上司が
求めている、してほしい「報告」がわかる。訳がわからず
怒鳴られる必要もなく、部下が怒られる必要もなくなるのだ。
確認事項の徹底は基本、上司がするもの。しかし、上司も人間。
部下側も再度「確認」をすることにより「報連相」が上手く
いくと考える。
